Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den gemeinnützigen Verein Kompaxx e.V. im Zusammenhang mit der Nutzung von "Zoom" und die Ihnen nach dem aktuellen Datenschutzrecht (DSGVO) zustehenden Rechte.

1. Verantwortliche Stelle im Sinne der der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Verantwortlich für Datenverarbeitung im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von betrieblichen Online-Meetings via "Zoom" ist

Kompaxx e.V.
Viktoria-Ufer 4
13597 Berlin
Vertreten durch Sarah Reinecke
Besonderer Vertreter gemäß §30 BGB
E-Mail: kompaxx[at]kompaxx.de

Hinweis: Soweit sie die Internetseite von "Zoom" aufrufen, ist der Anbieter von "Zoom" für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von "Zoom" jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von "Zoom" herunterzuladen. Sie können "Zoom" auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der "Zoom"-App eingeben.

Wenn Sie die "Zoom"-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunk-tion auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von "Zoom" finden.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen diesen wie folgt:
Datenschutzbüro Becher
E-Mail: kompaxx[at]datenbeauftragter-info.de

3. Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool "Zoom", um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: Online-Meetings). "Zoom" ist ein Service der "Zoom Video Communications, Inc.", die ihren Sitz in den USA hat.

4. Arten der verarbeiteten Daten

Bei der Nutzung von "Zoom" werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon, ab welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn Single-Sign-On nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
• Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die "Zoom"-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Um an einem Online-Meeting teilzunehmen, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen, um den Meeting-Raum zu betreten.

5. Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden "Zoom", um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der "Zoom"-App angezeigt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. 

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinarteilnehmenden verarbeiten. Wenn Sie bei "Zoom" als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei "Zoom" gespeichert werden. Die in Online-Meeting-Tools wie "Zoom" bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen Aufmerksamkeitsüberwachung (Aufmerksamkeitstracking) ist deaktiviert.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

6. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Für Beschäftigte des Vereines Kompaxx e.V. Jugendhilfe ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage  der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von "Zoom" Daten nicht für Datenverarbeitung erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von "Zoom" sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Für andere Teilnehmende an Online-Meetings ist – soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden – Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

7. Empfänger/Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von "Zoom" erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit "Zoom" vorgesehen ist.

8. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

"Zoom" ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von "Zoom" einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die Privacy Shield-Zertifizierung der "Zoom Video Communications, Inc.", zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

9. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

10. Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. 

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. 

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

12. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

(Stand: 01.08.2024